Googleでビジネスメールをスラスラ書く4つのポイント

2015年9月10日 11時50分

From 中谷
 
ビジネスメールをスラスラと書ける程の英語力があれば何の問題もありませんが、
そうでない場合には、英語辞書を使ってメールを書くのが一般的です。
このとき一つ不安になるのが
「これで合ってるかな~?」という点です。
 
私も経験がありますが、ビジネスメールを英語で書くときに辞書の表現をそのまま使うと、繋ぎ合わせた感じの文章になってしまい、「だいたいの意味は通じるけれど、たどたどしい英文ビジネスメール」になってしまうんです。
 
こうした繋ぎ合わせた感じが出てしまう、意味が通じているかどうかわからない、文法的に問題がないか不安、という点を調べるのに、とても良い方法があります。それは「Google(グーグル)検索」を使う方法です。
 
「な~んだ、それなら今、使っているよ。」
 
という方もいらっしゃるとは思いますが、ただ単純にGoogle検索を使っても、ズラッと検索結果が出てくるだけなので、英語でビジネスメールを書くのに役立つのか、そうじゃないのかというのは判断しきれないのではないかと思います。
 
Google検索を使ってビジネスメールを書くには2つのポイントがあります。
以下に詳しく説明します。
とても便利ですし、時短効果も非常に高い方法ですので、ぜひ使ってみてくださいね。

1. フレーズ検索

フレーズ検索は複数の単語を「1つの単語」として検索する方法です。
 
具体的には、例えば「Thank you」というのを調べようとした時に、普通にThank youとすると、Thankとyouの2つの単語に関係するページが大量に表示されてしまいます。
 
これをThank youの前後に「“ ”」を入れて「“Thank you”」とすると、単語が2つに分かれる事なく1語として検索されます。
 
ちなみに「”」は「ダブルクオーテーションマーク」といい、使う時は半角で入れてください。
 
今はわかりやすいように全角で表示しています。

2.ワイルドカード検索

 ワイルドカード検索は「こういう文章を書きたいけど、どういう単語や語句を使えばいいか分からない」というときに便利な検索法です。
 
使い方はとても簡単です。
どんな単語・語句を使ったらわからない部分に半角で「*(アスタリスク)」を入れるだけです。

3.フレーズ検索とワイルドカード検索の合わせ技

次に、フレーズ検索とワイルドカート検索の合わせ技で、ビジネスメールを作る方法をご紹介します。
 
たとえば、あなたが自社の製品についての問い合わせや資料請求に対するお礼のビジネスメールを書く必要があったとします。
 
あなたは、「私共の製品に関心をお寄せいただいてありがとうございます」という文章を作りたいけれど、「Thank you for our products」という単語しか思い浮かばずに、「関心を寄せる」というフレーズをどう書けばよいかわからなかったとしましょう。
 
このときに「“Thank you for*our products”」(forとourの間に「ワイルドカード検索」の「*」が入っているのがポイントです)とGoogle検索してみると、関心を寄せるという意味の「your interest in」、「appreciating」、「considering」という言葉が検索結果に表示されます。
 
この検索結果からyour interest inを使って「Thank you for your interest in our products」とすれば、「私共の製品に関心をお寄せいただいてありがとうございます」という一文ができあがります。
 
念のため、「Thank you for your interest in our products.」という文章をGoogleで検索してみると、英語圏のWebサイトでまったく同じ表現がたくさん使われていることがわかります。
 
つまり、この文章は英語圏で一般的に使用されている表現だということです。
 
たまに、マニアックな表現を探していると、日本のWebサイト中の英語のページばかりが表示されるフレーズもあります。そんなときは要注意です。
 
なぜなら、英語圏ではほとんど使用されていないフレーズ=日本語英語的な表現、という可能性が非常に高いからです。
 
英語圏のサイトで多く使用されていることが確認できれば、たいていの場合は大丈夫です。

4. より正しい英文を見つけるポイント

最後にせっかく検索した結果から、より正しい英文を見つけ方についてお話します。
 
フレーズ検索やワイルドカード検索を使うと、普通に単語を入力するよりグッとポイントを絞った検索ができますが、それでも検索結果の量は膨大です。
 
そんな時には、まず「上位10位。なければ上位20位くらいまで」の中から探しましょう。上位にあるという事はそれだけ頻度が高いからです。
 
そして次に確度を高めるポイントとして
「PDF文書」のものを参考にする、というのがあります。
 
「PDF文書」になっているものというのは公式なスタイルなものが多いので(もちろん、PDF文書ならすべて公式、というわけではありませんが)、ビジネスメールに使えそうな表現が多いだけでなく、きちんとした英文である可能性が高いのです。

※まとめ※

私がOLとして働いていた頃、たまたまですがホテル業界にいたということもあり英語でのビジネスメールのやり取りは、わりと頻繁にありました。
 
私も最初の頃は辞書を引いたり、Webで検索していたのですが、自分が「コレ!」と思うような文章が作れず、1通のメールを書くのにもとても時間がかかってしまっていました。
 
そんな時に会社の上司から、このGoogle検索を使った方法を教えてもらいました。
 
そうしたら私が「こういう時のフレーズはどう書けばいいんだろう?」と困ったときには、Googleから「そうそう、これこれ!」と思える表現が、ポンッと出てくるようになりました。
この方法に慣れてきたら、思うような英文ビジネスメールが早く正確に作れるようになったんです。
 
慣れないうちは「”」や「*」の位置にとまどうかもしれませんが、何度か試しているうちにすぐに慣れます。慣れると辞書や漠然と検索するよりも、ずっと楽です。
 
それに時間がある時に、フレーズ検索やワイルドカード検索で英文ビジネスメールに使えそうな語句や単語を調べておけば、使いたいときにすぐに使えるし、英語力アップにも繋がるので、覚えておいて損はないと思いますよ。
 
追申:
もし、あなたが英語力を活かして翻訳者になりたい、という場合にはこちらの教材が参考になると思います。
 ↓
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