英語ネイティブの翻訳者に教わるメールの書き方　～何かをお願いする場合～ 論文翻訳・英文校正　研究者専門の翻訳会社　ワールド翻訳サービス

※英語原文は日本語記事の下に掲載しています。
 

世界中で在宅勤務にシフトして働く人たちが増えるにつれて、
メールで英語を使用する重要性が高まるのは確実です。
フォーマルな英語を使ったメールの書き方を知ることは、
身につけるべき大切なスキルであると思います。
母国語以外の言語で文章を書くときは、
考えを整理することが難しいかもしれません。
メールを書くときにベストな方法は、先に目的を明確にしておくことです。
何かをお願いするのか、誰かに何かを知らせるのか、
既出の話題についてフォローアップをしたいのか、
何かについて問い合わせたいのか。
メールの基本的な目的を明らかにできれば、
あとは決まった文章から選んでメールを書くことができます。
 
今回の記事では、何かをお願いする場合の
フォーマルなメールの書き方について検討してみます。
商品やサービスについての情報が知りたいとイメージしてみてください。
メールは礼儀正しく、簡潔でなければなりません。
シンプルに‘Hello’もしくは‘Greetings’といった言葉から書き始めてよいでしょう。
そして、次の文章を使い、状況について説明を行います。
 
I am writing to you today to request information on [product or service].
本日は、[商品またはサービス]について知りたく、メールを差し上げました。
 
次に、次のような文章のいずれかを使い、お願いしたいことを書きます。
 
Would you mind sending me a link with more information on [product or service]?
[商品またはサービス]についてより詳しい情報があるリンクを送っていただけませんか。
 
Would you be able to provide me with this information?
この情報を教えていただけますか。
 
May I see a pamphlet on [product or service]?
[商品またはサービス]のパンフレットを見られますか。
 
Would it be possible for you to send me a link or a pamphlet on [product or service]?
[商品またはサービス]についてのリンクかパンフレットを送っていただけませんか。
 
上記で下線を引いたフレーズは、礼儀正しい表現として広く使われています。
メールのライティングスキルに取り入れてみてください。
 
そして、次のような表現を使って丁寧にお礼を伝えてメールを締め括ります。
 
Thank you in advance for your attention to this matter.
 
I appreciate any help you could offer me regarding this matter.　
 
最後に、次のいずれかを結びの言葉とします。
 
Sincerely,
（フォーマルな表現）
 
Regards,
（セミフォーマルな表現）
 
上記に述べた表現を使ってメールのフォーマットにすると次のようになります。
 
-------------------------------------------
Hello
 
I am writing to you today to request information on [product or service].
 
Would you be able to provide me with this information?
 
I appreciate any help you could offer me regarding this matter.
 
Regards,
Xxxxxxxxxx
-------------------------------------------
 
次回の記事では、誰かに何かを知らせたいときの
メールの書き方を取り上げたいと思います。
 

英語のメールを書き慣れていない場合は、どのように書いたら良いのか悩んでしまうかもしれませんが、あまり難しく考えず、自分が伝えたい用件を明確にすること、丁寧な表現を使うことにポイントを置いて文章を作ってみると良さそうです。
メールの相手が書く英語表現が参考になる場合もありますので、使えそうなフレーズがあったら覚えておくと良いかもしれませんね。
 

Writing professional e-mails in English: Requesting something
 
As more workers in the world begin to shift towards telecommuting for work, the use of English in e-mails is certain to grow in importance. Knowing how to write an e-mail using formal English will be a crucial skill to master. It can be difficult to organize your thoughts when you write in your second language, so when writing an e-mail, it’s best to define the objective of your e-mail first. Are you requesting something? Are you informing people of something? Are you following up on a previous discussion? Are you inquiring about something? When you can identify the basic objective of your e-mail, this allows you to select from pre-determined phrases to write your e-mail.
 
For this week, let’s examine how to write a formal e-mail to request something. Imagine that you want to request information on a product or service. Your e-mail must be polite and brief. You can open your e-mail with a simple ‘Hello’ or ‘Greetings’. Then you explain the situation using the following phrase:
 
I am writing to you today to request information on [product or service].
 
Then you can write your request using one of the following phrases:
 
Would you mind sending me a link with more information on [product or service]?
 
Would you be able to provide me with this information?
 
May I see a pamphlet on [product or service]?
 
Would it be possible for you to send me a link or a pamphlet on [product or service]?
 
The above underlined phrases are commonly-used polite expressions. You should integrate them into your e-mail writing skills.
 
Then you can politely conclude the e-mail with the following:
 
Thank you in advance for your attention to this matter.
 
I appreciate any help you could offer me regarding this matter.　
 
Lastly, you can close the e-mail with one of the following:
 
Sincerely, [formal]
 
Regards, [semi-formal]
 
Putting all of the above into e-mail format yields the following:
-------------------------------------------
Hello
 
I am writing to you today to request information on [product or service].
 
Would you be able to provide me with this information?
 
I appreciate any help you could offer me regarding this matter.
 
Regards,
Xxxxxxxxxx
-------------------------------------------
 
Next time, we’ll take a look at writing a formal e-mail to inform someone of something.